Thuê phòng họp sao cho vừa hiệu quả, vừa không lãng phí ngân sách là bài toán mà nhiều đơn vị đang đối diện. Để chọn đúng không gian phù hợp với nhu cầu mà vẫn đảm bảo chuyên nghiệp, bạn chỉ cần nắm chắc 5 tiêu chí cốt lõi sau đây. Cùng BEYOUR OFFICE tìm hiểu nhé!
Thuê phòng họp là gì?
Thuê phòng họp là dịch vụ mà người thuê bỏ ra một khoản chi phí để sở hữu một không gian họp chuyên nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (vài giờ hoặc vài ngày). Thay vì phải duy trì một văn phòng lớn với phòng họp riêng đầy tốn kém, bạn chỉ cần đặt phòng họp mỗi khi cần. Tại đây, bạn được cung cấp sẵn mọi thứ từ bàn ghế, máy chiếu, bảng trắng, đến cả trà, cà phê và wifi tốc độ cao.
Lợi ích của thuê phòng họp
Sử dụng dịch vụ thuê phòng họp sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu những lợi thế sau:
- Doanh nghiệp không cần đầu tư mặt bằng, trang thiết bị hay chi phí bảo trì phòng họp cố định. Chỉ trả phí theo giờ hoặc theo buổi khi thực sự có nhu cầu
- Phòng họp được thiết kế bài bản, đầy đủ tiện nghi giúp tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng và nâng cao sự chuyên nghiệp trong các buổi làm việc.
- Dễ dàng lựa chọn phòng họp phù hợp với số lượng người, hình thức họp (họp nội bộ, gặp đối tác, đào tạo, hội thảo nhỏ) mà không bị giới hạn không gian.
- Được hỗ trợ dịch vụ trọn gói, bao gồm lễ tân đón khách, nước uống, hỗ trợ kỹ thuật, không gian chờ, tất cả đều sẵn sàng, giúp doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào nội dung cuộc họp.
Vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ khi thuê phòng họp?
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ khi thuê phòng họp vì những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu quả làm việc và hình ảnh thương hiệu:
- Tránh chi phí phát sinh ngoài dự kiến: Giá thuê phòng họp không chỉ là chi phí theo giờ. Doanh nghiệp có thể phải trả thêm cho thiết bị trình chiếu, hỗ trợ kỹ thuật, nước uống hoặc thời gian sử dụng ngoài giờ nếu không tìm hiểu kỹ từ đầu.
- Đảm bảo chất lượng không gian: Phòng họp thiếu cách âm, ánh sáng không phù hợp, wifi không ổn định hoặc thiết bị trục trặc sẽ làm gián đoạn cuộc họp, giảm sự tập trung và hiệu suất làm việc.
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp: Một phòng họp chật hẹp, khó tìm vị trí hoặc thiếu chuyên nghiệp dễ tạo ấn tượng không tốt, ảnh hưởng đến uy tín và sự tin tưởng khi làm việc với đối tác, khách hàng.
- Chủ động thời gian: Phòng họp không có lễ tân đón khách, thiếu hỗ trợ kỹ thuật hoặc không linh hoạt về thời gian sử dụng khiến doanh nghiệp bị động và mất thêm thời gian xử lý các vấn đề ngoài lề.
5 tiêu chí quan trọng khi chọn dịch vụ thuê phòng họp
Để tìm được một không gian họp đúng ý mà không mất quá nhiều thời gian, bạn hãy bỏ túi ngay những tiêu chí thuê phòng họp dưới đây nhé:
Vị trí phòng họp thuận tiện di chuyển
Vị trí là yếu tố đầu tiên doanh nghiệp nên cân nhắc khi thuê phòng họp. Một phòng họp gần trung tâm, dễ tìm và thuận tiện giao thông sẽ giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, hạn chế trễ giờ họp. Nếu làm việc tại TP.HCM, bạn nên ưu tiên chọn phòng họp tại các quận trung tâm như quận 1, quận 3, quận 4…
Ngoài ra, bạn cần lưu ý đến sự tiện lợi ngay khi khách đến nơi: tòa nhà có gần bãi đậu xe không, thang máy có chờ lâu không, hay có dễ dàng đón taxi/xe công nghệ không? Vị trí càng thuận tiện, đối tác càng đánh giá cao sự chu đáo của doanh nghiệp bạn.
Không gian và sức chứa phù hợp nhu cầu
Đừng cố ép 20 người vào một căn phòng chỉ dành cho 10 người, điều này sẽ gây ngột ngạt và thiếu chuyên nghiệp. Bạn nên chọn không gian có sức chứa lớn hơn số lượng thực tế một chút để tạo sự thoải mái.
Hãy hỏi kỹ về cách bố trí bàn ghế: Bạn cần kiểu chữ U để thảo luận, kiểu lớp học để đào tạo hay kiểu bàn tròn để ký kết? Đừng quên kiểm tra khả năng cách âm và sự riêng tư để đảm bảo những nội dung quan trọng không bị lọt ra ngoài. Không gian yên tĩnh, đủ sáng giúp tăng khả năng tập trung và đảm bảo tính bảo mật nội dung cuộc họp.
Trang thiết bị phòng họp đầy đủ, hiện đại
Một buổi họp suôn sẻ phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Hãy đảm bảo phòng họp có sẵn:
- Màn hình, máy chiếu độ nét cao, kết nối nhanh.
- Wifi tốc độ cao, rất cần thiết cho các cuộc họp trực tuyến hoặc trình chiếu tài liệu từ cloud.
- Hệ thống âm thanh rõ, không vang hay rè và ánh sáng đủ để ghi chép
- Tiện ích nhỏ như ổ cắm điện ở mỗi vị trí ngồi, bảng viết và bút sẵn có là những điểm cộng cực lớn.
Chi phí, chính sách thuê rõ ràng
Tối ưu chi phí không có nghĩa là chọn chỗ rẻ nhất mà là chọn nơi có giá trị xứng đáng với chi phí bỏ ra. Bạn nên ưu tiên các đơn vị cho thuê theo giờ hoặc theo buổi để linh hoạt ngân sách.
Đặc biệt, hãy hỏi rõ về các khoản phí phát sinh (như phí thêm giờ, phí dùng trà nước, hay phí in ấn tài liệu) để tránh bất ngờ khi nhận hóa đơn. So với việc tự đầu tư một phòng họp riêng với đủ thứ tiền điện, máy lạnh và bảo trì, thuê ngoài rõ ràng là giải pháp tiết kiệm hơn hẳn cho các startup và doanh nghiệp nhỏ.
Dịch vụ hỗ trợ
Một đơn vị cho thuê tốt sẽ có đội ngũ lễ tân thay bạn đón tiếp khách hàng chu đáo ngay từ sảnh. Các dịch vụ như nước uống, trà, cà phê luôn sẵn sàng sẽ giúp buổi họp bớt căng thẳng. Quan trọng nhất là luôn có đội ngũ kỹ thuật để xử lý ngay lập tức nếu máy chiếu hay wifi gặp sự cố. Ngoài ra, các tiện ích về không gian chờ sạch sẽ, an ninh đảm bảo cũng là yếu tố giúp buổi họp của bạn trọn vẹn.
Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi thuê phòng họp
Thực tế cho thấy, việc chủ quan trong khâu lựa chọn địa điểm có thể dẫn đến những trải nghiệm không tốt, làm giảm hiệu quả công việc và uy tín của doanh nghiệp. Dưới đây là những sai sót phổ biến mà bạn cần lưu ý khi thuê phòng họp:
Chỉ chọn theo giá rẻ
Ưu tiên ngân sách là điều cần thiết, nhưng nếu chỉ tập trung vào giá thấp nhất, doanh nghiệp dễ gặp phải những không gian xuống cấp, vị trí khó tìm hoặc dịch vụ hỗ trợ kém. Điều này gây ấn tượng không tốt cho đối tác, khiến giá trị của buổi đàm phán bị giảm sút.
Không kiểm tra thiết bị trước
Nhiều buổi họp quan trọng bị gián đoạn do các sự cố kỹ thuật như máy chiếu không tương thích, âm thanh rè hay đường truyền internet thiếu ổn định. Khi không trực tiếp kiểm tra và vận hành thử thiết bị trước giờ G sẽ gây lãng phí thời gian và làm mất nhịp độ thảo luận.
Phòng họp quá nhỏ hoặc quá lớn
Diện tích không gian ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý người tham dự. Một căn phòng quá chật hẹp gây cảm giác bức bối, còn phòng họp quá rộng so với số lượng người lại tạo sự trống trải, thiếu kết nối. Sự thiếu cân đối này vừa ảnh hưởng chất lượng buổi họp vừa gây lãng phí ngân sách.
Không hỏi rõ chi phí phát sinh
Đây là vấn đề gây tranh cãi nhiều nhất sau khi kết thúc buổi họp. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc xác nhận chi phí cho các hạng mục như nước uống, in ấn, sử dụng thiết bị đặc thù hoặc phí thuê thêm giờ. Thiếu minh bạch về các điều khoản tài chính ngay từ đầu dễ dẫn đến những chi phí vượt mức kiểm soát.
>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê phòng họp Quận 1 TP.HCM
Thuê phòng họp ở đâu uy tín, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp tại TP.HCM?
BEYOUR OFFICE là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp, văn phòng ảo và chỗ ngồi làm việc tại TP.HCM, với trụ sở đặt tại tòa nhà số 95 Điện Biên Phủ, phường Đa Kao, quận 1. Vị trí trung tâm giúp doanh nghiệp thuận tiện di chuyển và tiếp đón đối tác.
Dịch vụ thuê phòng họp tại BEYOUR OFFICE được triển khai theo mô hình linh hoạt, phù hợp cho các buổi họp nội bộ, gặp gỡ đối tác hoặc đào tạo nhóm nhỏ. Phòng họp được trang bị các tiện ích cơ bản như wifi, màn hình trình chiếu, máy in, lễ tân hỗ trợ và trà bánh, nước uống.
Với hình thức tính phí theo thời gian sử dụng thực tế, BEYOUR OFFICE giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và vẫn đảm bảo không gian họp chuyên nghiệp và dễ sử dụng.
Kết luận
Lựa chọn một phòng họp phù hợp chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao chất lượng cho mỗi cuộc họp. Hy vọng 5 tiêu chí trên sẽ giúp bạn tự tin đưa ra quyết định thuê phòng họp đúng đắn và sát với nhu cầu thực tế của mình. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với BEYOUR OFFICE để sở hữu không gian họp lý tưởng cùng mức giá cạnh tranh và dịch vụ tận tâm nhất.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: Tòa nhà 95 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0898 269922 - 0896 109939
- Email: Cskh.beyour@gmail.com
- Website: http://beyouroffice.com
